Hospitality trong thiết kế trụ sở: từ lounge lãnh đạo đến sân hiên tầng cao

Hospitality, from the executive lounge to the open sky.

Có những cuộc trao đổi cần một chiếc bàn họp lớn. Cũng có những câu chuyện sẽ thoải mái hơn khi mọi người ngồi xuống một bộ ghế lounge, với ly cà phê ở bên cạnh. Khi thiết kế một trụ sở, dành chỗ cho cả hai cũng là dành chỗ cho những cách làm việc khác nhau.

Tinh thần hospitality bắt đầu từ sự quan sát đó. Khách vừa đến sẽ ngồi ở đâu? Người chủ trì có thể mời đối tác sang một góc trò chuyện riêng không? Một đồng nghiệp cần nhận cuộc gọi trong lúc phòng họp đang bận sẽ tìm đến chỗ nào? Những tình huống nhỏ này diễn ra mỗi ngày. Cách không gian đáp ứng chúng cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến người sử dụng đến đâu.

Các hình trong bài là minh họa ý tưởng bằng AI, có tham chiếu sản phẩm Brunner, AXIOM và TUUCI; không phải hình ảnh một công trình đã thực hiện.

Bắt đầu từ cách một người được đón tiếp

Trong một tòa nhà văn phòng hạng A, hành trình đến trụ sở thường đã đi qua sảnh, quầy lễ tân và thang máy. Khi cửa thang máy mở ở tầng của doanh nghiệp, không gian riêng bắt đầu tiếp nối trải nghiệm ấy. Người khách cần hiểu mình nên đi đâu, có ai đón và có thể ngồi chờ ở chỗ nào.

Một khu chờ được chăm chút có chỗ đặt túi, mặt bàn đủ gần để đặt ly nước và ghế phù hợp với những người sử dụng khác nhau. Người ngồi không cảm thấy mình cản lối đi, cũng không phải nhìn thẳng vào màn hình hoặc tài liệu của nhân viên. Đây đều là những việc có thể giải quyết từ mặt bằng, trước khi chọn màu vải hay kiểu đèn.

Với đội ngũ làm việc ở đó, sự chu đáo còn nằm ở việc có thể chọn một chỗ phù hợp với việc đang làm. Một cuộc trao đổi ngắn, một cuộc gọi kín đáo và vài phút nghỉ cần những điều kiện khác nhau. Dành đúng diện tích cho từng nhu cầu giúp các khu vực có lý do rõ ràng để được sử dụng.

Lounge lãnh đạo: trang trọng và đủ gần gũi để trò chuyện

Không gian tiếp khách của ban lãnh đạo thường phải đáp ứng nhiều tình huống: gặp đối tác lần đầu, trao đổi với cộng sự, đọc tài liệu hoặc nghỉ ngắn giữa các cuộc họp. Một góc lounge có thể bổ sung sự linh hoạt cho lịch làm việc ấy.

Điểm cần cân nhắc là quan hệ giữa các chỗ ngồi. Khoảng cách cần đủ để khách ra vào thuận tiện và đủ gần để nói chuyện tự nhiên. Chiều cao bàn phải phù hợp với tư thế ngồi. Một chiếc bàn đẹp nhưng quá xa khiến người dùng phải liên tục với người; ghế xoay cần có khoảng trống để sử dụng thoải mái.

Ánh sáng và hướng nhìn cũng góp phần tạo cảm giác tiếp đón. Nếu một người ngồi quay lưng vào cửa kính sáng mạnh, người đối diện có thể khó nhìn rõ khuôn mặt. Rèm, vị trí ghế và thời điểm sử dụng cần được xem cùng nhau. Màn hình, hồ sơ và lối vào phòng làm việc riêng nên nằm ngoài tầm nhìn trực tiếp của khách.

Brunner Ray Lounge 9241 cùng ottoman 9247 là một lựa chọn Terra Nova muốn đặt vào bối cảnh này. Dáng ghế lưng cao, tay ghế liền khối và chân nhôm bốn nhánh tạo một điểm nhấn rõ trong không gian. Có thể dành bộ ghế và ottoman cho góc nghỉ hoặc đọc tài liệu; với nhóm tiếp khách, cần bố trí thêm chỗ ngồi và mặt bàn phù hợp với số người thực tế. Ottoman cũng cần được đặt sao cho lối đi vẫn thông thoáng.

Việc lựa chọn da, vải và hoàn thiện nên đi cùng mẫu thật, cách vệ sinh và tần suất sử dụng. Một vật liệu đẹp dưới ánh sáng showroom có thể cho cảm nhận khác khi đặt cạnh kính và đá tại văn phòng. Xem thêm bài giới thiệu Brunner Ray Lounge và thông số sản phẩm.

Sân hiên tầng cao: từ tầm nhìn đẹp đến một nơi muốn ngồi lại

Sân hiên rộng là cơ hội để mở thêm một không gian tiếp khách và nghỉ ngắn cho trụ sở. Một cuộc họp có thể kết thúc trong phòng, rồi tiếp tục bằng vài câu chuyện bên ngoài. Để điều đó diễn ra tự nhiên, chỗ ngồi ngoài trời cần dễ tiếp cận và dễ sử dụng.

Nên bắt đầu bằng thời điểm sử dụng: cà phê buổi sáng, tiếp khách đầu giờ chiều hay nghỉ cuối ngày? Bóng mát cần phủ được chỗ người ta ngồi vào những giờ đó. Hướng mở cửa, khoảng lưu thông quanh bàn, phản xạ từ mặt kính và khả năng mang đồ uống ra ngoài đều ảnh hưởng đến trải nghiệm.

Với TUUCI Ocean Master MAX Classic Cantilever, thiết kế cột lệch gợi mở cách đặt nhóm ghế dưới tán dù mà không cần cột ở giữa bàn. Tuy vậy, kích thước tán, hướng bố trí và vị trí chân đế vẫn phải được đối chiếu trên mặt bằng. Khi dù đóng hoặc cần bảo trì, khu vực xung quanh cũng phải đủ chỗ thao tác.

Ở tầng cao, phương án che nắng cần được phối hợp với đội ngũ thiết kế và kỹ thuật của công trình. Điều kiện gió tại vị trí lắp, cấu hình dù, giải pháp neo giữ, kết cấu và chống thấm đều cần được kiểm tra. Quy trình đóng dù và người chịu trách nhiệm vận hành nên được xác định trước khi đưa vào sử dụng. Hình phối cảnh giúp trao đổi ý tưởng; quyết định lắp đặt cần dựa trên hồ sơ cụ thể. Terra Nova có bài riêng về cách đọc tải gió và điều kiện sử dụng dù che nắng.

Sự sang trọng của sân hiên cũng đến từ những chi tiết ít nổi bật: bề mặt ghế được chăm sóc, lối ra thuận tiện, ánh sáng vừa đủ khi trời tối và bàn được bố trí để khách dễ đặt ly. Những việc này quyết định một sân hiên có trở thành thói quen hằng ngày hay chỉ thỉnh thoảng mới được dùng.

Một chỗ riêng cho cuộc gọi đang chờ

Bên cạnh lounge và sân hiên, trụ sở vẫn cần giải quyết nhu cầu riêng tư trong khu làm việc chung. Có những cuộc gọi chỉ kéo dài vài phút nhưng không phù hợp để thực hiện tại bàn. Một phonebooth ở vị trí dễ tìm có thể bổ sung lựa chọn đó.

Với AXIOM Tam.Series, các câu hỏi nên bắt đầu từ cách sử dụng: booth phục vụ nhân viên hay cả khách đến làm việc, có cần đặt trước không, và một lượt dùng thường kéo dài bao lâu? Vị trí cần thuận tiện nhưng không gây vướng luồng đi lại. Nguồn điện, thông gió, chiếu sáng, vệ sinh và khả năng tiếp cận cũng cần được đưa vào yêu cầu lựa chọn cấu hình.

Mức cách âm cần được kiểm chứng theo đúng model và cấu hình. Với cuộc gọi nhạy cảm, còn phải xem cách bố trí booth so với khu chờ và chỗ làm việc xung quanh. Tham khảo thêm các chỉ số cách âm phonebooth và cách xác định số lượng booth cho văn phòng.

Chọn nội thất rời cùng với cách vận hành

Đồ nội thất rời quyết định trực tiếp nơi mọi người ngồi, khoảng cách giữa họ và cách căn phòng thay đổi theo từng hoạt động. Vì vậy, lựa chọn sản phẩm sẽ có ý nghĩa hơn khi đi cùng kịch bản sử dụng và mặt bằng.

Trước khi chốt, chủ đầu tư và đơn vị thiết kế có thể cùng xem lại một vài điểm:

• Ai sử dụng mỗi khu vực, vào giờ nào và trong bao lâu?
• Ghế, bàn, ánh sáng và ổ điện có hỗ trợ đúng hoạt động dự kiến không?
• Khách có thể tìm và sử dụng không gian thuận tiện không?
• Vật liệu sẽ được vệ sinh, bảo dưỡng và sửa chữa như thế nào?
• Ai phụ trách kiểm tra, sắp xếp và vận hành khu vực mỗi ngày?

Sau khi trụ sở hoạt động, nên quan sát xem chỗ nào thường có người ngồi, chỗ nào bị bỏ trống và mọi người có tự di chuyển ghế hay không. Những dấu hiệu đó giúp điều chỉnh khoảng cách, ánh sáng hoặc cách bố trí trước khi nghĩ đến việc bổ sung thêm sản phẩm.

Một trụ sở khiến người ta cảm thấy được quan tâm

Brunner, TUUCI và AXIOM góp mặt ở những phần khác nhau trong trải nghiệm của trụ sở: một cuộc trò chuyện trong lounge, vài phút ngoài sân hiên, hay cuộc gọi cần riêng tư. Tại Terra Nova, chúng tôi muốn bắt đầu việc lựa chọn sản phẩm từ những tình huống cụ thể ấy.

Nếu đang phát triển trụ sở mới hoặc cải tạo văn phòng, anh chị có thể trao đổi cùng Terra Nova từ mặt bằng và nhu cầu sử dụng. Từ đó, chúng ta có cơ sở để lựa chọn cấu hình, vật liệu, mẫu hoàn thiện và hồ sơ kỹ thuật phù hợp cho từng khu vực.